エクセルでデータ管理するときのコツ５つをご紹介！

「エクセル操作にあまり慣れていないけど、データ管理を任されてしまった」

「今あるデータをもっと使いやすく管理していきたい」

「どうすれば上手くデータ管理できるか知りたい」

この記事では、エクセルでデータ管理をする際に知っておいてもらいたいことをまとめました。ぜひ最後までご覧ください。

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エクセルでデータ管理するならデータベース化しよう！

皆さんはどのようにデータ管理をしていきたいと思っていますか？ストレスなく、効率よくデータ管理をしていければ良いですよね。

効率よくデータ管理していくには、データベース化してしまうのがオススメです。

データベース化とは、集めたデータを使いやすいよう整理した状態のことを言います。エクセルの場合だと表形式で管理することが多いです。

※エクセルで作ったデータベースのイメージ
データベース化すると一つのファイルに、関連するデータがまとめられているので、データ管理が容易になります。そのためデータの修正や更新作業も簡単に行うことができます。またデータ分析をしてマーケティングに活かしていくことも可能です。

データベース化すると利便性が高まり、高度な機能を使ったデータ管理ができるという特長があります。

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エクセルでデータ管理するコツ5つ

データベース化する上で大切なのは、適切なルールに従ってデータ入力することです。
エクセルは色々なことが出来てしまうため、気を付けないとデータの整合性がとれなくなってしまうことがあります。ここでは正しくデータ管理をしていくためのルールを5つ紹介していきます。

なお、今回の記事はデータ管理のポイントを紹介しています。データベースの作り方について知りたい方は、詳しく書いた記事もありますので、ぜひ読んでいってください。

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1．入力方法を統一する

データの入力は列ごとに統一しましょう。下記のように同じ項目が続くから【〃】 や【 同上】 と記載してしまうと、後々の作業でつまずく原因となるため気を付けます。

【NG例】

【OK例】

• 単位の統一

下記のように単位がバラバラなのも、検索や集計のときに困る原因となります。1つの単位に統一しましょう。

【NG例】

【OK例】

• 表記の統一

表記の統一も行いましょう。「アメリカンショートヘア」とするのか「アメショ」と略称を書くのかなど、事前にルールを決めておきます。同じ意味のデータを色々な表記で記入すると、ソートや検索をかけるときに失敗する原因となります。

【NG例】

【OK例】

このような問題が起きないように、表記を統一するための表を作ったり、データの入力規制を使ってプルダウン入力するようにしましょう。

2．表を分裂させない

下記のように表を分裂させてしまうと、関連のない表だと認識され並べ替えを行っても連動しなくなってしまいます。例えば年齢でソートを掛けた時、年齢は若い順に並び替えられますが、（名前や種類、値段もそれに連動します）備考の並び順は変わりません。これは大きな失敗につながります。表は連結させましょう。
　

【NG例】

【OK例】

3．セルを繋げない

セルを繋げてしまうと集計が上手くできなくなり、実際の数とデータ上の数が変わってきてしまいます。データ管理する場合はセルを繋げずに、1セルに1データを入力するようにしましょう。

【NG例】

【OK例】

4．色で分類しようとせず項目で分類する

下記では「売却済」と「販売中」の猫を区別するため、「売却済」のみ色を変えて区別しています。この方法は、目に入ってきやすいのですが、ソート・検索等が出来なくなってしまいます。
　

【NG例】

そんな場合には、下記のように新たに【売却済】という項目を作って、管理していきましょう。こうすることで「販売中」だけを上に固めて表示することが可能になり、効率的にデータ管理していくことができます。

【OK例】

5．確実に識別できるようにする

データ数が増えてくると「情報が同じ商品」が出てくる可能性があります。すると情報が同じなので、入力ミスなのかが分からず、誰かがデータを消してしまう危険性があります。

【NG例】

そのような場合には、確実に判別できる項目を足すと良いです。今回は【id】 を付与することで特定できるようになりました。データベース化する場合は、商品ごとに番号やナンバーを振ると管理がしやすくなりますよ。

【OK例】

エクセルでデータ管理すべきでない4つのケース

エクセルは無料でデータ管理できるところが1番の利点です。どんなときでも使いたくなってしまうのですが、エクセルは全てが万能という訳ではありません。なかにはエクセルのデータ管理が向かない場合もありますので紹介していきます。

1．チームで作業する場合

エクセルは一人で少数のデータを管理していくなら問題ありませんが、複数人で作業をする場合、データの共有がしにくく、同時編集も難しいといったデメリットがあります。

また複数人で作業をする場合、意図しない形式でデータ入力される場合があります。そうなってしまうと、集計作業が上手くいかない要因となります。

2．大量のデータを保存する場合

エクセルはデータの容量が多くなると動きが遅くなり、フリーズしてしまうことがあります。大量のデータ保存には向かないため、データ量が多くなってきたらファイルを小さくするなど対策が必要になります。

3．1つのセルに複数データを入れたい場合

エクセルでデータ管理を行う場合、データの入力規制を使いプルダウン式で入力することがあります。その際に該当項目がいくつかある場合は、一つを選択して入力しなければならず、柔軟に操作することができません。

【例】顧客の趣味についてデータ管理しようとしています。
趣味はプルダウン式で入力することにしました。田中さんは、「釣り」と「キャンプ」が趣味ですが、この場合はどちらか一つしか入力することができません。

4．外部ファイルを紐づけたい場合

エクセルを使って、「採用時のエントリーシート」や「商品画像」といった外部ファイルをデータベースに入れ込むことはできません。画像ファイルやPDFファイルといった外部ファイルも併せて管理したい場合は、Webデータベースソフトなど違うサービスを使いましょう。

エクセル以外でデータ管理するオススメの方法

エクセル以外でデータ管理を行うにはWebデータベースソフトを使う方法があります。

Webデータベースソフトとは、クラウド型のデータ管理ソフトです。エクセルよりも高機能で使い勝手の良いものが多くあります。

値段は、無料のものから有料のものまでありますが、無料ソフトだとサポート体制が整っていないことが多く使いにくさが生じてしまうでしょう。データ管理は長期的に行っていくものなので、使い勝手が良くサポート体制の整っている有料ソフトをオススメします。

Webデータベースソフトの特長はこんな感じです。

エクセルを使っていくべきなのかどうか、ぜひ一度自分に適した管理方法を考えてみてくださいね。

Webデータベースソフトでオススメってあるの？

WebデータベースソフトでオススメはPigeonCloudです。

PigeonCloudは、安くて大量のデータ保存ができるノーコード型のWebデータベースソフトです。ノーコードなのでIT系が苦手という人でも簡単に使うことができます。シンプルで使い勝手が良く、またサポート体制も充実しています。

専任のスタッフがデータ移行を手伝ってくれるので、サクッと導入してすぐに使いたい人にはオススメですよ。

PigeonCloudについて詳しくはこちらからどうぞ。

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